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Ab dem 1. Jänner 2016 heißt es „Zur Kasse, bitte!” © APA/Roland Schlager
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18.12.2015

Ab dem 1. Jänner 2016 heißt es „Zur Kasse, bitte!”

Dann müssen Firmen ab 15.000 € Jahresumsatz eine Registrierkasse haben und für jeden Einkauf einen Beleg ausstellen.

••• Von Paul Christian Jezek

Der Finanzminister hat selbst zugegeben, dass bei der Einführung der Registrierkassenpflicht einiges nicht wirklich optimal vonstatten ging: „Es war absolut falsch, dass man aus den Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung eine Art Generalverdacht für die gesamte Wirtschaft abgeleitet hat”, resümierte Hans Jörg Schelling Ende Oktober. „Niemand würde in Österreich eigentlich gegen Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung sein. Nicht zuletzt werden dadurch die redlichen vor den unredlichen Unternehmern geschützt.”

Keine Strafen für Kunden

Nach intensiven Diskussionen und einigen Feinjustierungen bleibt nun unterm Strich, dass ab Jänner Unternehmen ab 15.000 € Jahresumsatz eine Registrierkasse haben und für jeden Einkauf einen Beleg ausstellen müssen – also auch für ein Eis oder für ein Zuckerl im Geschäft. Die Kunden müssen dann diesen Beleg nehmen und bis vor dem Geschäftseingang aufbewahren – denn dort könnte er theoretisch von der Finanz abgefragt werden. Immerhin: Strafen für Kunden, die keinen Beleg haben, sind nicht geplant.

Überhaupt wollen die Finanzbehörden zumindest in den ersten drei Monaten des neuen Jahres noch Gnade vor Recht ergehen lassen: Fehlt die Registrierkasse, wird der Unternehmer nicht gestraft, sondern beraten.
Im zweiten Quartal wird weiter ein Auge zugedrückt, wenn der Unternehmer gute Gründe nennen kann, warum die Registrierkasse noch nicht in Betrieb ist – und erst danach werden fehlende Registrierkassen und Belege mit Strafen bis zu 5.000 € geahndet.

Keine Panik bei Maronibratern

Dauerhaft ausgenommen von der Registrierkasse und der Belegerstellung sind Geschäfte im Freien („Kalte-Hände-Regelung”); für eine Fiaker- oder Schlittenfahrt ist daher ebenso wenig ein Beleg vorgeschrie- ben wie für den Maroni­brater oder für den Einkauf am Christkindlmarkt.

Sport- und Kulturvereine oder Feuerwehrfeste müssen ebenso keine Belege ausstellen. Auch wer ein Privatzimmer mietet, braucht nicht auf einem Beleg zu bestehen. Und Automaten mit Kleinstgegenständen (unter einem Wert von 20 €) müssen gleichfalls keinen Beleg ausdrucken. Friseur, Fremdenführer und Masseur müssen hingegen sehr wohl einen Beleg ausstellen, auch wenn sie das einzelne Geschäft erst später in ihre Kasse eingeben können. Im Restaurant reicht eine Rechnung für alle, auch wenn einzeln gezahlt wird; dafür muss der Kellner für das Trinkgeld keinen eigenen Beleg ausstellen.
Betroffen von der Registrierkassenpflicht ist nicht „nur” die große Gruppe der Gastronomen, sondern sind unter anderen auch Rechtsanwälte, Notare, Ärzte, Taxifahrer, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Land- und Forstwirte und Apotheker sowie Lebensmittel- und Buchhändler.
Ein interessantes Detail: Bei erstmaligem Überschreiten der Umsatzgrenze besteht die Verpflichtung erst mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, wobei dieser entweder einen Kalendermonat oder ein ­Kalendervierteljahr beträgt.
Ein Beispiel dazu: Ein Unternehmen muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) vierteljährlich erstellen. Der Betrieb erwirtschaftet mehr als 15.000 € Umsatz pro Jahr. In der UVA im zweiten Quartal 2016 (April bis Juni) übersteigen die Barumsätze erstmals die Grenze von 7.500 €.
Der viertfolgende Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ist der Oktober 2016 – deshalb benötigt der Betrieb (erst) ab diesem Zeitpunkt eine ­Registrierkasse.

Ab 2017 wird's wirklich „wild”

Die gute Nachricht: Eine Registrierkasse muss nicht zwingend eine herkömmliche Kassa sein: Es „gilt” jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungs­ermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden kann. Serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion sind daher ebenso Registrierkassen, genauso wie Computer mit einschlägigen EDV-Programmen und Drucker.

Die schlechte Nachricht, die oft noch nicht mit allen Konsequenzen kommuniziert wurde: Ab 1.1.2017 muss die Registrierkasse spezielle technische Sicherheitseinrichtungen aufweisen, damit die Daten nicht manipuliert werden können. Wenn eine Registrierkasse gekauft wird, sollte daher unbedingt mit dem Kassenhersteller vereinbart werden, dass die Registrierkasse im Laufe des nächsten Jahres nachgerüstet wird, sodass alle Bestimmungen erfüllt werden, die ab dem 1.1.2017 gelten. (Siehe dazu auch den Kommentar rechts.)

Was ab 1.1.2016 verlangt wird

Ab Jahresbeginn sind folgende Infos in einem elektronischen Datenprotokoll zu erfasst und zu speichern (und auch auf dem Kundenbeleg anzuführen):
• Bezeichnung des leistenden Unternehmers,
• fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalls,
• Tag der Belegausstellung,
• handelsübliche Leistungs- und Mengenbeschreibung sowie der
• Endbetrag.

Daher gelten mechanische Kassen, wie in der Kassenrichtlinie von 2012 beschrieben (Typ 1 Kassen ohne Elektronik, Datenträger oder Speicher), ab dem 1.1.2016 nicht mehr als zulässige Registrier- kassen.

Welche Lösung soll es sein?

Was in verschiedenen Nachbarländern wie Italien, Kroatien oder Slowenien schon gang und gäbe ist, wird nun also auch in Österreich umgesetzt. Die Anbieter haben sich seit Monaten in Stellung gebracht und die Palette reicht von kleinen, mobilen Einstiegslösungen bis hin zu speziellen, outdoorfähigen Modellen, die auch bei Temperaturen von +50 oder –20° C funktionieren bzw. einen Bildschirm haben, der auch im direkten Sonnenlicht abgelesen werden kann.

Zusätzlich zu den Basisfunktionen offerieren die Softwareentwickler inzwischen auch spezielle Lösungen für so gut wie jede Branche. Überlegenswert sind auch erweiterte Möglichkeiten wie etwa Kundenverwaltung oder die Einbindung von Gutscheinen und/oder Aktionen. Die Ausstellung von Lieferscheinen und (Sammel-)Rechnungen kann optional ebenso über Kassensysteme erfolgen, und auch die Anbindung eines Webshops mit Produkten und/oder Dienstleistungen ist möglich.
Übrigens: Wenn die Registrierkasse einmal streikt, sind die Verkäufe schriftlich auf einem Paragon zu fixieren und müssen nach der neuerlichen Inbetriebnahme dann in die Kasse übertragen werden; für diese händischen Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht.

Was darf bzw. soll es kosten?

Für Hardware, Kassensoftware und Inbetriebnahme sollte man von Vollkosten von zumindest 1.500 € ausgehen. Für robuste, witterungsunabhängige Systeme sind 3.000 bis 4.000 € zu kalkulieren, ein Gastrosystem mit Kassa und Handterminals sollte rund 5.000 € kosten; dazu kommen monatlich 20 bis 30 € für den Wartungsvertrag.

Möglich sind natürlich auch Leasing oder Miete. Bei Leasingverträgen mit fünf Jahren Laufzeit betragen die Monatsraten bei den preiswertesten Anbietern etwa 30 €, im Durchschnitt werden wohl 60 bis 90 € angemessen sein. Bei den monatlichen Kosten sollten die zukünftigen technischen (bzw. rechtlichen) Updates ebenso inkludiert sein wie das Back-up seitens der Anbieter sowie eine Daten­sicherheitsgarantie. BMD offeriert die NTCS-Kassenlösung inklusive Bankomat-Schnittstelle um monatlich 34,47 €, ein Mietkauf kostet bei 36 Monaten Laufzeit etwas mehr als 50 € pro Monat.

Was droht?

Nach der oben erwähnten „Schonfrist” von einem halben Jahr faktischer Strafheit nach dem 1.1. können empfindliche Strafzahlungen auf jene Unternehmen zukommen, die sich partout keine Registrierkasse anschaffen wollen: Neben der Hinzuschätzung von Umsätzen – meist in Form von Sicherheitszuschlägen – ist auch eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von 5.000 bis 25.000 € geahndet wird, möglich.

Und es kann noch teurer werden: Im schlimmsten Fall kann auch der Tatbestand einer (vorsätzlichen) Abgabenhinterziehung oder gar eines Abgabenbetrugs angenommen werden, wenn man eine Registrierkasse nachweislich manipuliert und dadurch eine Verkürzung von Abgaben herbeiführt.

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