IT-Einkaufsspezialisten schaffen Effizienz

WIEN. Unternehmen setzen immer mehr auf digitale Prozesse und streben eine zunehmende Vernetzung mit ihren Geschäftspartnern an. Die IT-Abteilung erhält somit eine neue Schlüsselrolle, welche die Bedeutung des strategischen Einkaufs von IT-Leistungen kontinuierlich steigen lässt und professionelle Einkaufsprozesse erfordert. Eine strukturierte, abteilungsübergreifende Bedarfsermittlung durch den Einkauf zusammen mit der Expertise und Marktkenntnis der IT-Abteilung könnte die maximale Effizienz beim Einkauf von IT-Leistungen erreichen.

Viele Unternehmen haben ihre internen Prozessabläufe bereits den geänderten Anforderungen angepasst – so gibt es bei 65% der Studienteilnehmer eine enge Kooperation der beiden Abteilungen, weitere 26% arbeiten zumindest teilweise zusammen. Die Zahlen geben diesen Unternehmen recht: Die Firmen, in denen der Einkauf und die IT-Abteilungen eng zusammenarbeiten, erzielten im letzten Jahr eine höhere Einsparung (7,3 Prozent) im IT-Einkauf im Vergleich zum Vorjahr als Unternehmen ohne Kooperation (5,8 Prozent).

Allerdings ist hier noch viel Luft nach oben: In Kundenprojekten konnte Inverto im IT-Einkauf durchschnittliche Einsparungen in Höhe von 21% erreichen. Gerade in den IT-Commodities wie Mobilfunk, Hosting und IT-Beratung wurden beträchtliche Einsparergebnisse erzielt. Größter Hebel neben dem Wettbewerb mehrerer Anbieter ist die Transparenz über die benötigten Bedarfe, um beispielsweise einen Preferred Supplier-Pool für IT-Beratungen aufzubauen.

Frühzeitige Einbindung des Einkaufs
Wie kommt es also, dass Unternehmen weniger als die Hälfte ihres Potenzials ausschöpfen? „Die Studienergebnisse zeigen, dass die zu späte Einbindung der Einkaufsabteilung in den Beschaffungsprozess ein Fehler ist“, sagt Inverto-Prinzipal Haluk Sagol. Bei 42% der befragten Unternehmen werden die Anforderungsaufnahme und Marktrecherche nicht gemeinsam mit dem Einkauf durchgeführt. Dieser wird erst im Ausschreibungsprozess (61%) hinzugezogen. Eine integrative Beschaffungsstrategie, die den Einkauf von Beginn an einbindet, findet sich nur für ausgewählte Bedarfe wie Hardware (83%) und Software (71%) wieder. Bei der Beschaffung von IT-Dienstleistungen und IT-Beratung (58%) wird eine Kooperation mit dem Einkauf am wenigsten eingegangen. Die Konsequenz ist ein Mangel an Transparenz.

Dabei kann der Einkauf bereits bei der Spezifikationserstellung und Anbieterrecherche durch eine professionelle und standardisierte Vorgehensweise die Effizienz und Effektivität erhöhen. Ist er in den gesamten Prozess eingebunden, kann er eine optimale Entscheidung für den passenden Lieferanten zur Deckung der abteilungsübergreifenden Bedarfe treffen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Einkauf die Spezifikationen im Detail versteht und ein dezidiertes Bild von der Marktsituation erhält. Somit erlangt er die benötigte Expertise, um von Anfang an die besten Preise aushandeln zu können, anstatt am Ende nur noch um drei Prozent Nachlass zu feilschen.

Führen beide Abteilungen als Team den gesamten Prozess gemeinsam durch und ziehen bei Bedarf auch noch andere Abteilungen hinzu, lässt sich das Maximale aus dem vorhandenen IT-Budget herausholen – und das liegt laut Studie bei immerhin durchschnittlich 21 bis 50 Mio. € pro Jahr.

Vorurteile abbauen
Einer kooperativen Einkaufsstrategie mit einer engen Zusammenarbeit von Beginn an stehen oftmals Vorurteile wie die vermeintliche Verlängerung der Entscheidungswege (46%) und nicht miteinander zu vereinbarende Ziele von Einkaufs- und IT-Abteilung (31%) im Weg. Knapp 60% der Teilnehmer, bei denen bisher überhaupt keine Kooperation stattfindet, sehen darüber hinaus das vermeintlich fehlende Fachwissen der Einkäufer als größtes Hindernis. „Studienteilnehmer, bei denen Einkauf und IT bereits eng zusammenarbeiten, haben hingegen erkannt, dass es primär darum geht, Know-how gegenseitig zu ergänzen“, lobt Sagol. „Für eine Kooperation spricht insbesondere 'typisches' Einkäuferwissen zur Qualitätssicherung (78 Prozent) und Kosteneinsparung (76 Prozent), das die IT-Abteilung zum eigenen Vorteil nutzen kann.“

Darüber hinaus ist eine Spezialisierung eine wichtige Voraussetzung: Drei Viertel der befragten Unternehmen gaben an, sich der enormen Bedeutung von IT-Einkaufsspezialisten bewusst zu sein. Mehr als die Hälfte der Unternehmen beschäftigt bereits ein bis vier IT-Einkäufer, und 18% sogar mehr als zehn IT-Einkaufsspezialisten. Diese Unternehmen haben für nahezu jede IT-Warengruppe einen zuständigen Experten. Übernimmt die Einkaufsabteilung Markt- und Lieferantenrecherchen und unterstützt bei der qualifizierten Lieferantenauswahl, erhält die IT-Abteilung wertvolle Ressourcen zurück, um sich wieder auf ihre Kernaufgaben fokussieren zu können.

Höhere Einsparung durch zentralen IT-Einkauf
Ist die Bedeutung des strategischen Einkaufs für die Beschaffung von IT-Bedarfen in den Unternehmen erkannt worden, haben diese in 57% der Fälle ihren IT-Einkauf zentral organisiert und dadurch im letzten Jahr mit sechs bis zehn Prozent deutliche höhere Einsparungen erzielt, als Unternehmen mit einem dezentralen Einkauf (ein bis fünf Prozent). Für einen zentralen Einkauf sprechen nicht nur die Einsparmöglichkeiten, sondern auch ein optimiertes Einkaufscontrolling. Insgesamt erleichtert eine zentrale Organisation die Standardisierung von IT-Beschaffungsprozessen und die kontinuierliche Pflege von Lieferantendatenbanken.

Bei zentralen Ausschreibungen führt die Bündelung der IT-Bedarfe zu einer verbesserten Ausgangssituation bei der Verhandlung von Rahmenverträgen. Potenzial liegt außerdem noch bei der Anzahl der angefragten Lieferanten. Idealerweise sollten bei Ausschreibungen zehn IT-Lieferanten angeschrieben werden, um eine Intensivierung des Wettbewerbs und somit eine optimale Verhandlungsbasis zu schaffen. Doch die Studie zeigt, dass lediglich 15% der Befragten diese Möglichkeit nutzen, um weitere Einsparungen zu erzielen. Bei 80% der befragten Unternehmen werden nur bis zu fünf Lieferanten zu einer Verhandlung eingeladen.

Fazit
Durch eine enge strategische Kooperation sowie eine strukturierte, abteilungsübergreifende Bedarfsermittlung durch IT-Einkaufsspezialisten kann eine maximale Effizienz beim Einkauf von IT-Leistungen erreicht werden. Während die IT-Abteilung das notwendige Fach-Know-how besitzt, können Einkäufer ihre Expertise bei der Ausschreibung von Angeboten, der Verhandlung von Rahmenbedingungen und Preisen sowie der Vertragsgestaltung und Lieferantenbewertung gewinnbringend einsetzen. (pj)