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Einladen wird schöner © Eventbutler

Christoph Hütter ist der Gründer und Geschäftsführer von Eventbutler und setzt auf die Entwicklung innovativer Eventmanagement-Software made in Austria.

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Christoph Hütter ist der Gründer und Geschäftsführer von Eventbutler und setzt auf die Entwicklung innovativer Eventmanagement-Software made in Austria.

Redaktion 16.09.2016

Einladen wird schöner

Vom Dienstleister zum Produktanbieter: Eventbutler digitalisiert mit seiner neuen Software die Eventbranche.

WIEN. Das Wiener Unternehmen Eventbutler steht für die Themen Eventmanagement und Software. Das Team aus Softwareentwicklern rund um den Eventexperten Christoph ­Hütter hat sich ganz der Entwicklung von digitalen Lösungen für Business-Events verschrieben. Mit Eventbutler Cloud präsentiert das Unternehmen jetzt sein erstes Self-Service-Angebot für ein zeitgemäßes Einladungs- und Gästemanagement.

Jahrelange Entwicklung

Der Start des neuen Produkts ist für Hütter aber mehr als ein weiteres Angebot im bisher auf Dienstleistungen fokussierten Portfolio. Schließlich steht das Jahr 2016 bei Eventbutler ganz im Zeichen der Transformation vom Dienstleister zum Produkt­anbieter: „Wir dürfen seit Jahren für namhafte Eventagenturen und Unternehmen sowie einige der schönsten Veranstaltungen Österreichs tätig sein. Mit dem Start von ‚Eventbutler Cloud' vollziehen wir gerade den letzten Schritt zum reinen Produktanbieter. Dafür profitieren Eventbutler-Nutzer künftig von all jenen Erfahrungen, die wir als Software-Dienstleister bei der Umsetzung Hunderter Veranstaltungen sammeln konnten und in ein einfach anwendbares Tool verwandelt haben. Das alles steht unseren Kunden mit Eventbutler Cloud nun zur Verfügung – zum Bruchteil der bisherigen Kosten der vergleichsweise eher teuren Dienstleistung.”

Mit der intern entwickelten Software können Eventmanager alle Kontaktpunkte, die mit Gästen vor, während und nach einer Veranstaltung entstehen, eigenständig und ganz ohne IT-Kenntnisse umsetzen. Im Talk mit medianet erklärt der Eventbutler-Gründer das Ergebnis der jahrelangen Entwicklungs­arbeit: „Gleich ob exklusive Galaveranstaltung oder ein internationaler Kongress mit Tausenden Teilnehmern, binnen weniger Minuten werden Veranstaltungen im gewünschten Design angelegt, Gästelisten erstellt und auch im Team an der Umsetzung von optisch besonders ansprechenden Online-Einladungen und Eventwebsites gearbeitet. Der Check-in am Event erfolgt sicher und bequem per iPad; damit bilden wir die gesamte Gästekommunikation in einem zentralen Tool ab und bieten ausführliche Statistiken – zum gesamten Prozess.” Die Erstellung von Veranstaltungen und das Versenden personalisierter E-Mails mit Eventbutler sei tatsächlich nur eine Fingerübung, so Hütter: Über eine einfach zu bedienende Oberfläche wird ein Event angelegt, die Inhalte eingespielt und personalisierte ­E-Mails an ausgewählte Zielgruppen verschickt.

Schöner einladen

Die Möglichkeiten reichen dabei von Save-the-Dates über Einladungen und Erinnerungen bis zur Anmeldebestätigung – QR-Code-Tickets inklusive – und Follow-ups nach dem Event. Im Hintergrund arbeitet ein leistungsfähiges Newsletter-System, das die einwandfreie Zustellung gewährleistet. Ähnlich einfach, so das Unternehmen, verläuft auch die Erstellung einer Event-Website und der Anmeldeformulars: In eine Vorlage werden die Inhalte eingegeben und ein individuell konfigurierbares Formular integriert. Die über das Formular von Gästen eingegebenen Daten werden vollautomatisch in Eventbutler übernommen. Auf die Gestaltung der E-Mails und Event-Websites habe man, so Hütter, bei der Entwicklung ganz besonders viel Wert gelegt: „Einladung und Event-Website sind die Visitenkarte des Veranstalters – dementsprechend attraktiv müssen diese gestaltet sein. Mit unseren Vorlagen ermöglichen wir auch Veranstaltern ohne IT-Know-how den bestmöglichen Auftritt.”

Volle Kontrolle

Über ein Dashboard stehen vor, während und nach dem Event die wichtigsten Statistiken in Echtzeit zur Verfügung: Neben dem aktuellen Anmeldestand der Gäste werden auch Berichte zu versandten E-Mails, Öffnungsraten und Klicks angezeigt. Damit behalten Eventmanager den Überblick und können die Veranstaltung besser planen und auf Basis harter Fakten Entscheidungen treffen. Papierlose Gästeliste. Der letzte Schritt ist das Empfangen der Gäste am Event. Der Check-in erfolgt anstelle von unübersichtlichen Listen über die Eventbutler App am iPad, mit der Gäste schnell und sicher eingecheckt werden. (red)

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