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Events: die wichtigsten Kommunikationsmittel © Antonios Larentzakis
© Antonios Larentzakis

19.02.2016

Events: die wichtigsten Kommunikationsmittel

84% der Unternehmen halten Business-Events auch in Zeiten der digitalen Kommunikation für relevant.

••• Von Paul Christian Jezek


WIEN. Für die österreichische Wirtschaft zählen Business-Events zu den wichtigsten Kommunika­tionsinstrumenten, für viele Unternehmen ist es gar der wichtigste Kanal, um mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf persönlicher Ebene in Verbindung zu bleiben.

„Seit der Gründung von Eventbutler im Jahr 2013 sammeln wir Daten zu diesem Marktsegment, was sich aber als große Herausforderung herausgestellt hat”, sagt Stefan Grossek, Geschäftsführer von Eventbutler, einem führenden Anbieter für digitales Einladungs- und Gästemanagement. „Um eine genaue Übersicht über den Markt, die Herausforderungen, Wünsche und Anforderungen von Business-Events zu erlangen, haben wir uns schließlich zur Durchführung einer eigenen Studie entschieden.”
An dieser mittels Online-Befragung durchgeführten Untersuchung haben sich 322 Personen beteiligt, wobei diese neben allgemeinen auch spezifische Fragen u.a. aus den Perspektiven eines veranstaltenden Unternehmens oder eines einfachen Besuchers von Business-Events beantwortet haben. Die detaillierten Ergebnisse stehen ab heute (19.2.) auf der Website von Eventbutler (eventbutler.at) zum Download als kostenloses Whitepaper zur Verfügung.
„Das große Interesse an unserer Studie zeigt die hohe Relevanz des Themas”, meint Grosseks Partner Christoph Hütter. „Die Ergebnisse der Studie haben unsere Markteinschätzung nicht nur bestätigt, sondern diese auch im positiven Sinne übertroffen. Die Relevanz von Business-Events nimmt für alle Stakeholder weiterhin deutlich zu. Sowohl Unternehmen als Veranstalter und Gastgeber, wie auch einfache Event-Besucher, räumen Business-Events generell einen sehr hohen Stellenwert ein.”

Die Resultate aus Firmensicht

• Knapp drei Viertel der Befragten sind in einem Unternehmen tätig, das zumindest fallweise eigene Business-Events veranstaltet (74,6%).
• Die überwiegende Mehrheit der Befragten (84,1%) hält Business-Events für den Erfolg des Unternehmens für sehr oder eher wichtig; lediglich 1,7% sind der Meinung, dass Business-Events für das Unternehmen eher weniger wichtig sind, und lediglich 0,8% halten diese für überhaupt nicht wichtig.
• Rund die Hälfte (53,1%) der Teilnehmer ist der Meinung, dass Business-Events in den vergangenen fünf Jahren sehr (18,7%) oder eher (34,4%) an Bedeutung gewonnen haben.
• Entsprechend der hohen Bedeutung von Business-Events planen 85,0% der Unternehmen, 2016 zumindest gleich viele (63,3%) oder mehr (21,7%) Business-Events zu veranstalten wie im Vorjahr. Für 33,2% der Teilnehmer ist die Bedeutung unverändert, und nur für 13,7% haben Business-Events an Bedeutung verloren.
• Im eigenen Unternehmen werden am häufigsten Kundenevents (67,5%) und Mitarbeiterevents (63,3%) organisiert, gefolgt von Vorträgen/Vorlesungen (50,8%), Kursen und Workshops (45,0%), Networking-Events (44,2%) und Gala-Veranstaltungen (43,3%).
• Messen (35,0%), Kongresse/Konferenzen (34,2%) und Produktpräsentationen (33,3%) werden nur noch von jeweils ca. einem Drittel veranstaltet. Roadshows/Vortragsreihen (29,2%), Preisverleihungen (23,3%), Salesmeetings (22,5%) und Wettbewerbe (14,2%) werden vom eigenen Unternehmen am seltensten durchgeführt.
• Im Durchschnitt veranstalten die Unternehmen der Studienteilnehmer 20 Business-Events pro Jahr. Bei größeren Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern sind es im Durchschnitt rund 27 Veranstaltungen, bei kleineren Unternehmen mit weniger als 50 Mit­arbeitern hingegen acht Business-Events.
• 31,7% der Business-Events haben im Durchschnitt über 100 Gäste, 16,7% mehr als 200. Den größten Anteil haben mit 27,5% Business-Events mit 26 bis 50 Gästen, gefolgt von Veranstaltungen mit 51 bis 100 Teilnehmern (23,3%).

Imagepflege und Kundenbindung

• Die Hauptziele, die von Unternehmen mit der Durchführung von Business-Events verfolgt werden, liegen in der Imagepflege (79,2%), der Kundenbindung (73,3%) und dem Knüpfen von Kontakten (70,8%) bzw. darin, im Gespräch zu bleiben (60,0%).
• Jeweils über 40% nutzen Business-Events zur Produkt- und Leistungspräsentation (47,5%) bzw. zur Bekanntheitssteigerung (42,5%). Die Gewinnung von neuen Mitarbeitern ist lediglich für 8,3% ein vorrangiges Ziel von Business-Events, die Neukundenakquise spielt hingegen für über ein Drittel eine Rolle (36,7%).
• Die überwiegende Mehrheit an Business-Events (85,0%) wird von Unternehmen für die Teilnehmer kostenlos bzw. ohne Teilnahmegebühr durchgeführt.
• 9,2% der Veranstaltungen heben eine Teilnehmergebühr von bis zu 100 € ein und 3,3% zwischen 101 und 300 €; lediglich bei 2,5% der Veranstaltungen liegt die Teilnehmergebühr bei über 300 €.
• Die größten Herausforderungen bei der Organisation und Planung von Business-Events liegen in der Auswahl einer passenden Eventlocation (33,3%), im Messen des Erfolgs der Veranstaltung (32,5%), in der Ermittlung des richtigen Zeitpunkts für den Business-Event (32,5%), der Zielgruppendefinition, Gästelistenerstellung (30,0%) sowie in der Verwaltung der Anmeldungen/Anfragen (26,7%).
• Jeweils über ein Fünftel sieht die größten Herausforderungen beim Einladungsprozess (23,3%), in der Berücksichtigung der Compliance-Regeln (22,5%) bzw. beim Finden/Erstellen/Aufbereiten von Event-Inhalten (20,8%).
• 20,0% empfinden die Eventnachbetreuung als größte Herausforderung und 15,8% die Eventbewerbung/Bekanntmachung der Veranstaltung.

Compliance für die „Großen”

Die Erfolgsmessung der Veranstaltung sowie die Berücksichtigung von Compliance-Regeln ist eher in größeren Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein Thema, in kleineren Unternehmen hingegen weniger.

Die Organisation des technischen Equipments (8,3%), die Organisation und Betreuung externer Vortragender (8,3%), der Gästeempfang (7,5%), die Durchführung der Veranstaltung als Green-Meeting (7,5%), das Klären von Sicherheitsaspekten (5,0%) werden am seltensten als Herausforderungen bei der Organisation und Planung von Business-Events gesehen.
„Es ist sehr erfreulich, zu sehen, dass der persönliche Kontakt auch im Jahr 2016 nicht einmal im Ansatz durch ein digitales Netzwerk ersetzt werden kann”, resümiert Hütter. „Weiters zeigt die Studie sehr deutlich, dass bisher nur wenige Unternehmen die Vorteile für ein digital gestütztes Einladungsmanagement ihrer Business-Events erkannt haben.”
Denn viele Unternehmen nutzen „Programme” wie Excel oder Outlook, im besten Fall werden ­E-Mails mit einem Newsletter-Tool versendet. Weitere Komplexitäten ergeben sich in der Umsetzung des Einladungsprozesses etwa aus dem Zusammenführen von Einladungslisten unterschiedlicher Abteilungen und dem Management der Rückmeldungen. Hier geht in vielen Fällen die für den Erfolg einer Veranstaltung essenzielle Übersicht – und damit auch die Steuerbarkeit bzw. Kontrolle – verloren. „Dadurch werden wertvolle interne Ressourcen blockiert”, meint Grossek. „Die für Unternehmen daraus entstehenden Anforderungen decken wir mit Eventbutler ideal ab.”

Erfahren sie hier mehr über Eventbutler auf xpert.network.

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