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Gäste digital managen © Philipp Lipiarski

Eventbutler-GF Stefan Grossek und Christoph Hütter zeigen mit innovativen digitalen Lösungen neue Wege in der Kommunikation rund um Business-Events.

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Eventbutler-GF Stefan Grossek und Christoph Hütter zeigen mit innovativen digitalen Lösungen neue Wege in der Kommunikation rund um Business-Events.

Redaktion 06.05.2016

Gäste digital managen

Business-Events bieten auch abseits der eigentlichen Veranstaltung – als eigene Kampagne definiert – Chancen zur Kommunikation.

WIEN. Der persönliche Kontakt zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern im Rahmen hochwertiger Veranstaltungen zählt für Unternehmen zu den wichtigsten Maßnahmen im Marketing und Vertrieb. Erst kürzlich hat das Wiener Softwareunternehmen Eventbutler Österreichs erste Studie zum Thema vorgelegt, die dies bestätigt. Demnach setzen 75% der Unternehmen auf Business-Events und 84% der Veranstalter halten diese für den Erfolg des Unternehmens für sehr oder eher wichtig. Zu den am häufigsten genannten Motiven für die Durchführung von Events zählen neben Kundenbindung, Leistungspräsentation und Networking auch klassische Kommunikationsziele wie Imagepflege und die Steigerung der Bekanntheit.

Große Potenziale besser nutzen

Doch wird das Potenzial von Veranstaltungen im Hinblick auf diese Ziele wirklich ausgeschöpft? Nein, lautet die klare Antwort, wenn es nach den Eventbutler-Geschäftsführern Christoph Hütter und Stefan Grossek geht. Ihre These: ­Unternehmen konzentrieren sich bei Business-Events ausschließlich auf die eigentliche Veranstaltung und nutzen nur in den seltensten Fällen die zahlreichen Interaktionspunkte zur aktiven Kommunikation, die mit Gästen vor und nach einer Veranstaltung entstehen.

Dazu kommt, dass sämtliche Kommunikationsmaßnahmen nur auf jene Gäste abzielen, die auch am Event teilnehmen. Außen vor bleiben in der Regel all jene, die abgesagt haben oder einfach nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten. Dabei sind diese Personengruppen oftmals bei Veranstaltungen deutlich größer als jene der tatsächlichen Teilnehmer und somit für jeden Gastgeber eine relevante Größe, die nicht ignoriert werden dürfe.
Das sei „eine verpasste Chance”, wie Hütter und Grossek meinen. Denn die zunehmende Digitalisierung der Gästekommunikation eröffnet Gastgebern und Dienstleistern wie Event- oder Kommunikationsagenturen vollkommen neue Möglichkeiten in der Gestaltung einer aktiven Kommunikation.
Digitale Tools wie Eventbutler ermöglichen die Umsetzung von auf Gästegruppen abgestimmten Kampagnen, in welcher sämtliche Interaktionspunkte berücksichtigt und einzelne Gäste je nach Reaktion mit einem individuellen Kommunikationsstream adressiert werden. Der entscheidende Vorteil: Einmal geplant und aufgesetzt, passiert die Umsetzung automatisiert, aktuelle Statistiken inklusive.
Interaktionspunkte werden je nach Veranstaltung und Zielgruppe in den Einladungsprozess integriert und reichen bis hin zu einem serviceorientierten Follow-up nach der Veranstaltung.

Die Zielgruppe vervielfachen

Die Kommunikation beginnt im Idealfall mit dem Save-the-Date bereits mehrere Monate oder Wochen vor dem Event – und kann in weiterer Folge je nach Zu- oder Absage eines Gastes nach dem Einladungsversand einen anderen Verlauf nehmen. Wichtig ist dabei, dass sich die Inhalte der Interaktionspunkte von der reinen Kommunikation von Hard-Facts zur Veranstaltung wie Ort, Datum oder Zeit hin zu Content-eMailings entwickeln, welche sich aufbauend über den gesamten Eventprozess erstrecken.

Im Unterschied zu den eMailings, die an die Teilnehmer ergehen, müssen den anderen Personen die Inhalte in einer anderen Form aufbereitet und vermittelt werden.  Der Fokus im Aufbau einer „Event-Kampagne” liegt in der Entwicklung eines inhaltlichen Spannungsbogens, der sämtliche Interaktionspunkte berücksichtigt und über welchen die Ziele einer Veranstaltung zielgruppengerecht transportiert werden.  Gerade hochwertig umgesetzte Business-Events bieten attraktive Inhalte, die bei potenziellen Gästen zu einer höheren Zusagenquote und damit einer erfolgreicheren Veranstaltung führen können. Werden auch Absagenden über die Inhalte einer Veranstaltung informiert, steigen zumindest die Chancen auf eine Zusage bei der nächsten Einladung, so die Eventbutler-­Geschäftsführer. (red)

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