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Business Communication all over the World © Cisco/Simon Skreddernes

Collaboration Ein kurzer Videoanruf, ein schneller Chat – innovative Arbeitskonzepte erleichtern den Alltag und verbessern den Output.

© Cisco/Simon Skreddernes

Collaboration Ein kurzer Videoanruf, ein schneller Chat – innovative Arbeitskonzepte erleichtern den Alltag und verbessern den Output.

Redaktion 21.10.2016

Business Communication all over the World

medianet-Herausgeber ­Oliver ­Jonke im Round Table-­Gespräch mit führenden Experten der österreichischen Technologiebranche.

Wir leben in einer digitalen Ära. In der digitalen Ära. Die Welt verändert sich mit ungeahnter Geschwindigkeit.

Wie keine andere Technologie verfügt „Collaboration” über ein eminent hohes Potenzial, um Unternehmen und Organisationen nachhaltig agiler, kostengünstiger, kundenorientierter und schneller zu transformieren. Die Digitale Transformation vollzieht sich überall.

Die Herausforderungen

Weltweit geht es dabei um
• verbesserte Kundenbeziehungen und -loyalität und ­dadurch um deutlich schnellere „Time to Market”-­Sequenzen,
• gesteigerte Agilität, Flexibilität und Produktivität der Unternehmen,
• erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und schnellere Entscheidungsfindung,
• verbesserte Meetingkultur,
• Innovation und neue Geschäftsmodelle wie z.B. Remote-Expertise in der Finanzindustrie und im ­Gesundheitswesen.

Über die Grenzen hinaus

Heute zählt das Videotelefonieren und damit Bildkonferenzen, Messengerdienste oder Telearbeit bereits zum Standardrepertoire vieler Unternehmen. Grenzen überschreiten ist gefragt – die Kommunikation muss übergreifend „wie am Schnürchen” laufen. Besprechungen finden häufig über moderne ­Videokonferenzanlagen statt.

Die Bild- und Tonübertragung ist bereits so ausgereift, dass man glaubt, in einem Raum mit den Kommunikationspartnern zu sein. So können professionelle Besprechungen zwischen den Standorten und mit externen Partnern abgehalten werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über mobile Devices an Videokonferenzen teilzunehmen.
Auch bei individuellen Telefonaten bietet sich der Austausch per Video an – z.B. mit Kollegen, die man nur selten trifft; ihre Gesichter regelmäßig zu sehen, macht die Zusammenarbeit viel persönlicher. Mit Instant Messaging-Diensten können nicht nur Informationen per ­Videostream, sondern auch über Kurznachrichten ausgetauscht werden. Der Vorteil: Das Senden der Kurztexte geht schneller und einfacher als per E-Mail, außerdem sieht man, wer gerade verfügbar ist.
Ein kurzfristiges Meeting zu organisieren, kann anstrengend sein und Nerven kosten. Mit sichtbarem Anwesenheitsstatus und der Möglichkeit zu Gruppenunterhaltungen kann dies bedeutend erleichtert werden.
Mitarbeiter können außerdem gemeinsam Präsentationen ansehen oder Ideen auf einem interaktiven Whiteboard austauschen – so funktioniert die Kommunikation von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz rasch und einfach.

Heimvorteil!

Das Konzept von Telearbeit geht noch einen Schritt weiter: „Home Office” ermöglicht die Arbeit von den eigenen vier Wänden aus. Bessere Konzentration und weniger Ablenkung erhöhen die Produktivität und Kreativität; Telearbeit kann dadurch eine Win-win-Situation für alle sein. Denn am Ende zählt ja überall der Output – es geht nicht um die physische Anwesenheit, sondern um die Ergebnisorientierung.

Flexibilität und Individualität sind der Bonus; mögliche Vereinsamung oder Selbstausbeutung könnten Minuspunkte von Telearbeit sein. Unter der Leitung von medianet-Herausgeber Oliver Jonke diskutierten profunde Technologieexperten renommierter Unternehmen – vielleicht überraschend – vor allem über den Faktor Mensch. „Kommunikation und ihre Technologien sind ein kulturelles Thema”, hielt Cisco General Manager Achim Kaspar gleich zu Beginn des Round Table im repräsentativen Vitra Outlet in 1010 Wien fest. „Deshalb gehört es zu unseren wichtigsten Aufgaben, dass wir auch die entsprechenden Grenzen für den Einsatz der modern(st)en Technologien definieren (können).”
Die Runde der „nicht mehr ganz so jungen Herren” war sich einig, dass die „Generation(en) nach uns” „ganz locker damit umgehen” kann bzw. können.

Revolution – aber technisch

Es geht aber auch ganz stark in die andere Richtung: „Wir haben Mitarbeiter in der IT, die länger für das Unternehmen arbeiten als ich auf der Welt bin”, sagt Michael Hochhold, IT-Leiter beim größten niederösterreichischen Bauunternehmen Leyrer + Graf. (Mehr darüber auf S. 14 dieses Dossiers!)

Das Thema „Generationskon­flikt” ist also ein halbes Jahrhundert nach den berühmt-be­rüchtigten „68ern” wieder virulent, wenn auch deutlich weniger in ethischer als vielmehr in technologischer Hinsicht. Die soziotechnologische Disruption sei gewaltig, hakt Achim Kaspar ein: vom Antrag- bzw. Bittsteller zum Kunden (Stichwort: Vierteltelefon vor drei Jahrzehnten), vom Mono­pol zum freien Markt, von den Businessplänen vor der Jahrtausendwende, die für Mobil­telefonie eine Marktdurchdringung von vielleicht 60% im Jahr 2020 vorgesehen hatten. „Es war im wahrsten Sinne des Wortes undenkbar, sich Menschen vorzustellen, die in der Straßenbahn telefonieren. Oder dass man freizügige Videos einfach so miteinander teilt.”
Dass man in manchen Bereichen nicht so weit gehen sollte, wie es technologisch möglich wäre, zeigt ein anderes Beispiel: Uneingeschränktes permanentes Home Office etwa sei wohl keine wünschenswerte Option, da der persönliche Austausch zu kurz käme. Und auf den kommt es unverändert an, aber eben nicht notwendigerweise immer von Angesicht zu Angesicht.

Permanent erreichbar?!

„Wir sind schon weg von der klassischen Kommunikation”, sagt Juhani-Michael Haider, Sachgebietsverantwortlicher Telekom und ITK-Infrastruktur bei der Verbund Services GmbH.

Flexible Arbeitsorganisation sei Standard und damit verbunden die Notwendigkeit, das Bewusstsein für die „Verlockung” des „Immer-erreichbar-zu-sein” zu schärfen. „Nach der Dienstzeit ist die Arbeit vorbei!” Diese Grenzen zu definieren, ist auch für Achim Kaspar eine unabdingbare Grundvoraussetzung.
„Aber die Generation nach uns geht ja schon von selbst ganz locker damit um.” Was thematisch wiederum zur Alltags­arbeits- bzw. jeweiligen Unternehmenskultur überleitet.
„Es ist schon deutlich zu erkennen, dass es in der Kommunikation kaum noch Grußformeln gibt, sondern dass diese nur mehr inhalts- und leistungsbezogen abläuft”, meint Cisco-Manager Peter Schuller.

Alles wird (noch) schneller

Auch Haider und Hochhold sehen eine zunehmende Ver­rohung in der alltäglichen Business-Kultur. NTS-Gründer Alexander Albler hält dem entgegen: „Ich glaube nicht, dass die Kommunikationskultur objektiv so schlecht geworden ist – wir empfinden es so!” Dies sei auch den allgemein sehr stark gestiegenen Anforderungen geschuldet: „Wenn früher ein wichtiges Fax im Unternehmen eingetrudelt ist, hat man am nächsten Tag zurückgefaxt.

Heute wird ganz selbstverständlich erwartet, dass innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden geantwortet wird – und zwar sowohl beruflich wie auch privat!”
Michael Hochhold weist auf die „unglaubliche Belastung einzelner Mitarbeiter vor allem im Back-Office” hin, die von der massiv angewachsenen Kommunikationsquantität ausgelöst wird. „Früher kannte man ja noch die wichtigsten Telefonnummern oder hat sich diese zumindest notiert. Heute läuft das über Xing oder eben übers Back-Office. Der nächste Schritt besteht dann wahrscheinlich darin, dass der Anwender die Technologie nicht mehr versteht bzw. ja auch nicht mehr verstehen muss.” Auf den rund 400 Baustellen von Leyrer + Graf wird derzeit auf alle Fälle „telefoniert, telefoniert und noch einmal telefoniert”. Der nächste Schritt auf einen anderen Kanal wie Chat oder E-Mail sei da wohl bald unausweichlich. Achim Kaspar ist inzwischen erstaunt, wenn er sich einen Termin eingetragen hat und dann „wirklich ein leibhaftiger Mensch in den Raum kommt”.
Cisco selbst konnte und kann bei Video Collaboration klarerweise als Vorreiter im eigenen Haus agieren. „Wir haben den Hebel zuerst beim sinnlosen Reporting angesetzt.” Flüge für interne Meetings werden nicht mehr genehmigt. Im „früheren Leben” war Kaspar auch zumindest einmal in der Woche bei Mannesmann oder Worldcom in London oder Amsterdam. „Aber gerade die Österreicher lassen sich nur höchst ungern die Freude an ihrer Dienstreise nehmen – und an unserer Spesen- und Zulagenkultur.”

Zu wenig Cybersecurity

In Sachen Video Collaboration rangiere die ehemalige „Insel der Seligen” rund zwei Jahre hinter deutlich fortgeschritteneren Staaten wie den Niederlanden, moniert Peter Schuller.

Der österreichische Markt sei doch noch einigermaßen reserviert, bestätigen die anderen Diskussionsteilnehmer.
Offenbar habe man die Verbesserungs- wie auch die Einsparungspotenziale vielerorts noch nicht zur Gänze nachvollzogen. „IT ist heute kein Kostenfaktor mehr, sondern der Innovationsfaktor”, sagt Haider.
Der Return on Investment liegt bei Video Collaboration-Systemen üblicherweise bei weniger als einem Jahr.
Natürlich ist IT-Sicherheit ein Kernthema – „in Österreich noch immer nicht Chefsache”, beklagt Achim Kaspar. „Diese Entwicklung ist besorgnis­erregend, denn IT-Sicherheit muss in Unternehmen eine wesentlich höhere Priorität ­einnehmen.”
Laut einer brandaktuellen Cisco-Studie sind hierzulande zwei Drittel der Führungskräfte nicht über mögliche Cybersecurity-Angriffe gegen ihre Firma besorgt, die Minderheit – etwa ein Drittel (33%) – ist zumindest etwas besorgt. Kaspar: „Dabei gab nur jeder zweite Befragte an, dass er gut (37%) bzw. sehr gut (18%) über die IT-Sicherheit seines eigenen Unternehmens informiert ist.”
Fast drei Viertel (74%) hatten in den letzten 12 bis 18 Monaten einen Sicherheitsvorfall, jedoch nur 8% melden einen Sicherheitsvorfall an die Behörde. „In Wirklichkeit sind WhatsApp oder PokemonGo ärgste Spyware auf freiwilliger Basis”, lautete ein wörtliches Zitat der Diskussionsrunde, dessen Urheber jedoch ausnahmsweise nicht genannt werden will.
„Hier muss noch Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass Partner oder Lieferanten, die nicht ausreichend geschützt sind, als Einfallstor für Cyberkriminelle genutzt werden und somit ein Sicherheitsproblem für Unternehmen darstellen können”, wünscht sich Kaspar. „Es ist daher zu empfehlen, bei einer geschäftlichen Zusammenarbeit auch diesen Aspekt vertraglich zu sichern.”
Doch die Diskussionsrunde verabschiedet einander durchaus optimistisch: „Es gibt viele Branchen, die von Videokommunikation profitieren”, resümiert Andreas Hack. „Allen voran die Medizin, die unsere Technologie für Befundbesprechungen nutzt, zu der auch Remote-Experten eingeladen werden können. Diese Effizienzsteigerung in der Befundung hilft dem Arzt, dem Patienten und senkt die Kosten.”
Verbund-Experte Haider betont erneut die deutlich gestiegene Effizienz durch die modernen Technologien. (Mehr darüber auf Seite 12!)
Michael Hochhold meint, „dass es durch disruptive Technologie neue Ansätze gibt: Es gibt airbnb ohne Hotels, uber ohne Taxis und irgendwann gibt es Baufirmen ohne Bagger. Die Technologie macht in Zukunft vieles möglich, was wir uns heute nicht vorstellen können ...” Und Alexander Albler will weiter „von Kindern und Kunden lernen”: „Moderne Kommunikation ist die Basis der Innovation – und das wird auch so bleiben!”

Fazit

Business Communications in Form von (Video) Collaboration steht in Österreich „noch am Anfang”, mit allerdings erfreulich stark steigender Tendenz. Organisationsstrukturen, Wertschöpfungsketten und ganze Geschäftsmo­delle befinden sich im Umbruch; das Überleben einer Firma hängt zunehmend davon ab, wie gut sie darin ist, sich an diese Veränderungen anzupassen und darauf zu reagieren – und an dieser Stelle können und werden die modernen Technologien die Unternehmen „abholen”!

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